Legitymacja stron przy czynności notarialnej
Przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz obowiązany jest stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności, zaś stwierdzenie to powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów.
Dokumentami którymi mogą legitymować się obywatele polscy są dowód osobisty, paszport, bądź mDowód w aplikacji mObywatel.
Dokument, którym legitymuje się strona czynności notarialnej musi być dokumentem ważnym. W przeciwnym razie by przystąpić do czynności notarialnej konieczne jest uzyskanie nowego, ważnego dokumentu tożsamości.
Wydanie nowego dowodu osobistego następuje w następujących przypadkach:
- upływu jego terminu ważności,
- zmiany danych w nim zawartych, z wyjątkiem zmiany nazwy organu wydającego oraz zmiany nazwy miejsca urodzenia,
- zmiany wizerunku twarzy posiadacza dowodu osobistego (w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza),
- jego utraty lub uszkodzenia,
- unieważnienia certyfikatów,
- żądania wymiany dowodu osobistego na dowód osobisty z warstwą elektroniczną, w którego warstwie elektronicznej nie ma zamieszczonego certyfikatu podpisu osobistego lub certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia, uniemożliwiającego identyfikację i uwierzytelnienie lub złożenie podpisu osobistego, albo którego warstwa elektroniczna nie zawiera odcisków palców,
- ubezwłasnowolnienia całkowitego posiadacza dowodu osobistego, w którego dowodzie osobistym został zamieszczony certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikat podpisu osobistego, albo ubezwłasnowolnienia częściowego posiadacza dowodu osobistego, w którego dowodzie osobistym został zamieszczony certyfikat podpisu osobistego,
- przekazania do organu gminy lub do konsula Rzeczypospolitej Polskiej przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego,
- uprawdopodobnienia przez posiadacza dowodu osobistego podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania jego danych osobowych, a także stwierdzenia przez organ gminy wady technicznej dowodu osobistego lub błędnej personalizacji.
W przypadku zmiany danych, zmiany wizerunku, uszkodzenia lub utracenia dowodu osobistego oraz w przypadku uprawdopodobnienia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych posiadacza dowodu z wnioskiem o wydanie nowego dowodu osobistego należy wystąpić niezwłocznie, zaś w pozostałych przypadkach co najmniej 30 dni przed upływem terminu ważności dokumentu.
Paszport natomiast traci ważność z upływem terminu ważności oraz między innymi w sytuacji:
- zmiany danych zamieszczonych w dokumencie paszportowym,
- odbioru nowego dokumentu paszportowego,
- zgłoszenia jego utraty, uszkodzenia lub nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych,
- przekazania dokumentu paszportowego przez osobę trzecią,
- wniosku o unieważnienie paszportu
- utraty obywatelstwa polskiego,
- śmierci posiadacza,
- stwierdzenia wady technicznej lub błędnej personalizacji.
Warto pamiętać o konieczności zmiany dowodu osobistego i/lub paszportu w sytuacji zmiany nazwiska np. wskutek zawarcia związku małżeńskiego i przyjęcia nazwiska małżonka. W takim przypadku dotychczasowy dokument zostaje unieważniony z dniem następującym po upływie 120 dni od dnia dokonania w rejestrze PESEL zmiany danych zawartych w tymże dokumencie. Zatem na zmianę dowodu osobistego i/lub paszportu mamy, aż cztery miesiące.
W przypadku korzystania z aplikacji mObywatel warto pamiętać, że profil mObywatel zachowuje ważność przez okres ważności certyfikatu podstawowego oraz traci ważność w przypadku utraty ważności albo unieważnienia tego certyfikatu.
W przypadku niektórych czynności, przed ich dokonaniem notariusz ma obowiązek weryfikacji numerów Pesel stron czynności w rejestrze zastrzeżeń numerów Pesel. Gdy rodzaj czynności wymaga dokonania takiej weryfikacji, a Pesel klienta będzie zastrzeżony notariusz odmówi dokonania czynności. Istotne jest zatem by przed wizytą w kancelarii notarialnej cofnąć zastrzeżenie numeru Pesel, co można wykonać w prosty i szybki sposób korzystając z aplikacji mObywatel w telefonie.
W przypadku obywateli innych państw legitymacja stron czynności odbywa się najczęściej na podstawie paszportów.