Dokumenty
Dokonanie czynności notarialnej uzależnione jest od uprzedniego dostarczenia przez klientów kompletu dokumentów.
Wszystkie dokumenty muszą być dostarczone w oryginale (w celu zaoszczędzenia czasu dostarczenie oryginałów można poprzedzić przesłaniem notariuszowi skanów/zdjęć dokumentów mailem bądź poprzez aplikację WhatsApp, co umożliwi ich weryfikację i pozwoli na przygotowanie projektu danej czynności notarialnej).
Lista dokumentów koniecznych do sporządzenia czynności notarialnej zależy od jej rodzaju. Szczegółową listę dokumentów notariusz ustali z klientami indywidualnie po przeprowadzeniu rozmowy.
Jako podstawowe dokumenty można wskazać:
w przypadku sporządzenia umowy sprzedaży:
lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość
- numer księgi wieczystej
- podstawa nabycia nieruchomości – przykładowo: akt notarialny, postanowienie sądu (z klauzulą prawomocności), akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn nie należy się/został uregulowany/zobowiązanie przedawniło się – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia albo zasiedzenia albo dokonanych po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (przy czym obowiązek okazania wyżej wskazanego zaświadczenia nie dotyczy sytuacji gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego)
- świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku działki zabudowanej
- zaświadczenie o tym, że w lokalu nikt nie jest zameldowany na pobyt stały bądź czasowy (urząd miasta / gmina)
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest położona na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji (gmina)
- zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych (administracja/spółdzielnia)
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- informacja o stanie cywilnym stron umowy
spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- numer księgi wieczystej
- podstawa nabycia – przykładowo: akt notarialny, postanowienie sądu (z klauzulą prawomocności), akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn nie należy się/został uregulowany/zobowiązanie przedawniło się – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia albo zasiedzenia albo dokonanych po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (przy czym obowiązek okazania wyżej wskazanego zaświadczenia nie dotyczy sytuacji gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego)
- świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku działki zabudowanej
- zaświadczenie o tym, że w lokalu nikt nie jest zameldowany na pobyt stały bądź czasowy (urząd miasta / gmina) – dokument w wersji papierowej
- zaświadczenie o tym komu przysługuje prawo, opis lokalu z podaniem jego powierzchni, usytuowania w budynku i pomieszczeń, z których się składa, informacja o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych za lokal, informacja czy dla lokalu jest prowadzona księga wieczysta oraz numer księgi wieczystej nieruchomości gruntowej, na której znajduje się budynek z informacją czy spółdzielnia jest właścicielem nieruchomości gruntowej, czy może jej użytkownikiem wieczystym (spółdzielnia mieszkaniowa)
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- informacja o stanie cywilnym stron umowy
nieruchomości gruntowej
- numer księgi wieczystej, a w przypadku braku księgi wieczystej – zaświadczenie wydane przez wydział wieczystoksięgowy właściwego sądu rejonowego o tym, że dla lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta ani zbiór dokumentów
- podstawa nabycia nieruchomości – przykładowo: akt notarialny, akt własności ziemi (z klauzulą ostateczności), postanowienie sądu (z klauzulą prawomocności), akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn nie należy się/został uregulowany/zobowiązanie przedawniło się – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia albo zasiedzenia albo dokonanych po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (przy czym obowiązek okazania wyżej wskazanego zaświadczenia nie dotyczy sytuacji gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego)
- wypis z rejestru gruntów z klauzulą, iż nadaje się do dokonywania wpisów w księdze wieczystej (starostwo)
- wyrys z mapy ewidencyjnej z klauzulą, iż nadaje się do dokonywania wpisów w księdze wieczystej (starostwo)
- wypis z kartoteki budynków z klauzulą, iż nadaje się do dokonywania wpisów w księdze wieczystej – w przypadku działki zabudowanej (starostwo)
- świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku nieruchomości zabudowanej
- zaświadczenie o tym, że w budynku nikt nie jest zameldowany na pobyt stały bądź czasowy – w przypadku nieruchomości zabudowanej budynkiem mieszkalnym (urząd miasta / gmina)
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, a w razie gdyby gmina nie uchwaliła planu – zaświadczenie o jego braku (gmina)
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (starostwo)
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest położona na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji (gmina)
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- informacja o stanie cywilnym stron umowy
W przypadku gdy nieruchomość ma zapewniony dostęp do drogi publicznej poprzez prywatną drogę wewnętrzną, a przedmiotem umowy jest również udział w tejże nieruchomości drogowej wszystkie powyższe dokumenty powinny również dotyczyć działki drogowej!
Gdy nabycie następuje za środki pochodzące z kredytu bankowego konieczne będą nadto:
- umowa kredytu
- oświadczenie banku o udzieleniu kredytu
w przypadku sporządzenia umowy darowizny:
lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość
- numer księgi wieczystej
- podstawa nabycia nieruchomości – przykładowo: akt notarialny, postanowienie sądu (z klauzulą prawomocności), akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn nie należy się/został uregulowany/zobowiązanie przedawniło się – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia albo zasiedzenia albo dokonanych po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (przy czym obowiązek okazania wyżej wskazanego zaświadczenia nie dotyczy sytuacji gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego)
- zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych (administracja/spółdzielnia)
- odpis skrócony aktu stanu cywilnego potwierdzający pokrewieństwo (jeżeli darowizna odbywa się między osobami bliskimi)
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- informacja o stanie cywilnym stron umowy
spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- numer księgi wieczystej
- podstawa nabycia – przykładowo: akt notarialny, postanowienie sądu (z klauzulą prawomocności), akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn nie należy się/został uregulowany/zobowiązanie przedawniło się – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia albo zasiedzenia albo dokonanych po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (przy czym obowiązek okazania wyżej wskazanego zaświadczenia nie dotyczy sytuacji gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego)
- zaświadczenie o tym komu przysługuje prawo, opis lokalu z podaniem jego powierzchni, usytuowania w budynku i pomieszczeń, z których się składa, informacja o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych za lokal, informacja czy dla lokalu jest prowadzona księga wieczysta oraz numer księgi wieczystej nieruchomości gruntowej, na której znajduje się budynek z informacją czy spółdzielnia jest właścicielem nieruchomości gruntowej, czy może jej użytkownikiem wieczystym (spółdzielnia mieszkaniowa)
- odpis skrócony aktu stanu cywilnego potwierdzający pokrewieństwo (jeżeli darowizna odbywa się między osobami bliskimi)
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- informacja o stanie cywilnym stron umowy
nieruchomości gruntowej
- numer księgi wieczystej, a w przypadku braku księgi wieczystej – zaświadczenie wydane przez wydział wieczystoksięgowy właściwego sądu rejonowego o tym, że dla lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta ani zbiór dokumentów
- podstawa nabycia nieruchomości – przykładowo: akt notarialny, akt własności ziemi (z klauzulą ostateczności), postanowienie sądu (z klauzulą prawomocności), akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn nie należy się/został uregulowany/zobowiązanie przedawniło się – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia albo zasiedzenia albo dokonanych po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (przy czym obowiązek okazania wyżej wskazanego zaświadczenia nie dotyczy sytuacji gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego)
- wypis z rejestru gruntów z klauzulą, iż nadaje się do dokonywania wpisów w księdze wieczystej (starostwo)
- wyrys z mapy ewidencyjnej z klauzulą, iż nadaje się do dokonywania wpisów w księdze wieczystej (starostwo)
- wypis z kartoteki budynków z klauzulą, iż nadaje się do dokonywania wpisów w księdze wieczystej – w przypadku działki zabudowanej (starostwo)
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, a w razie gdyby gmina nie uchwaliła planu – zaświadczenie o jego braku (gmina)
- zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (starostwo)
- odpis skrócony aktu stanu cywilnego potwierdzający pokrewieństwo (jeżeli darowizna odbywa się między osobami bliskimi)
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- informacja o stanie cywilnym stron umowy
W przypadku gdy nieruchomość ma zapewniony dostęp do drogi publicznej poprzez prywatną drogę wewnętrzną, a przedmiotem umowy jest również udział w tejże nieruchomości drogowej wszystkie powyższe dokumenty powinny również dotyczyć działki drogowej!
w przypadku sporządzenia umowy majątkowej małżeńskiej:
- odpis skrócony aktu małżeństwa w przypadku umowy zawieranej po zawarciu związku małżeńskiego, zaś planowana data zawarcia małżeństwa w przypadku umów zawieranych przez osoby zamierzające zawrzeć związek małżeński
- ważne dokumenty tożsamości stron umowy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
w przypadku sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
- zaświadczenie o numerze PESEL osoby zmarłej (spadkodawcy)
- odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy oraz jego małżonka
- testament (jeżeli spadkodawca zostawił kilka testamentów konieczne jest dostarczenie wszystkich, również tych odwołanych)
- odpis skrócony aktu urodzenia spadkobiercy
- odpis skrócony aktu małżeństwa spadkobiercy (w przypadku kobiet zamężnych, bądź rozwiedzionych, które pozostały przy nazwisku męża)
- odpis skrócony aktu zgonu spadkobierców zmarłych przed spadkodawcą
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, bądź spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – jeżeli wchodzi w skład spadku
w przypadku sporządzenia protokołu z przyjęcia oświadczenia o odrzuceniu spadku:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
- w przypadku odrzucenia spadku przez dalszego spadkobiercę – informację o złożonych przez osoby powołane do spadku w pierwszej kolejności oświadczeniach o odrzuceniu spadku (można okazać wypisy aktów notarialnych obejmujących te oświadczenia)
- dane osób, które wchodzą do dalszego kręgu spadkobierców wobec odrzucenia spadku przez stawającego
Uwaga!
Odrzucenie spadku w imieniu dziecka (lub osoby pozostającej pod opieką) jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu i wymaga zezwolenia sądu (sąd rejonowy, wydział rodzinny i nieletnich).
W związku z powyższym konieczne będzie dostarczenie odpisu prawomocnego postanowienia sądu o obejmującego zezwolenie na dokonanie czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu majątkiem małoletniego dziecka, a nadto odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka.
Rodzic może jednak odrzucić spadek w imieniu swojego małoletniego dziecka bez opisanej wyżej zgody sądu pod warunkiem, iż złoży oświadczenia o:
- przysługującej mu władzy rodzicielskiej i jej zakresie,
- wyrażeniu przez drugiego z rodziców zgody na odrzucenie spadku, chyba że oświadczenie to jest składane wspólnie,
- uprzednim odrzuceniu spadku przez któregokolwiek z rodziców,
- odrzuceniu spadku przez innych zstępnych rodziców tego dziecka
a oświadczenia te będą złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
w przypadku sporządzenia pełnomocnictwa:
- ważny dokument tożsamości mocodawcy (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- dane pełnomocnika – imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, adres zamieszkania, adres do doręczeń
- zakres umocowania (w przypadku gdy umocowanie dotyczy rozporządzania nieruchomością konieczny będzie numer księgi wieczystej prowadzonej dla przedmiotowej nieruchomości oraz dokumenty posiadane przez mocodawcę dotyczące tejże nieruchomości, przede wszystkim podstawa jej nabycia, zaś w przypadku gdy mocowanie dotyczy spraw toczących się przed sądem – sygnatury tychże spraw)
w przypadku sporządzenia testamentu:
- ważny dokument tożsamości testatora (Dowód osobisty / Paszport / mDowód)
- dane spadkobierców – imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia oraz numer PESEL
- w przypadku dokonania w testamencie zapisu windykacyjnego tj. postanowienia, że oznaczona osoba nabywa np. konkretną nieruchomość z chwilą otwarcia spadku – konieczny będzie numer księgi wieczystej prowadzonej dla tejże nieruchomości, ewentualnie dokumenty posiadane przez testatora dotyczące tej nieruchomości, przede wszystkim podstawa jej nabycia