Dokumenty do aktu notarialnego – w jaki sposób je dostarczyć do kancelarii notarialnej?

Zakres pracy notariusza jest bardzo szeroki, a tematyka sporządzanych przez niego aktów notarialnych dotyka wielu przepisów prawa. Sprawia to, że ilość i rodzaj dokumentów jakie będzie trzeba dostarczyć do kancelarii notarialnej jest bardzo zróżnicowany i zależy od wielu czynników. Przed przystąpieniem do sporządzenia aktu notarialnego notariusz przeprowadzi rozmowę z klientami, zweryfikuje wszelkie dokumenty, które klient już posiada, sprawdzi księgę wieczystą prowadzoną dla przedmiotu umowy i uzyska od klienta wszelkie informacje, które pozwolą ustalić zakres pracy i listę dokumentów potrzebnych do dokonania tejże czynności.

Przy prostych czynnościach może wystarczyć wyłącznie dokument tożsamości, którymi są dowód osobisty, mDowód w aplikacji mObywatel oraz paszport. Jednakże, przy bardziej złożonych czynnościach notariusz zażąda dokumentów przewidzianych przez szereg przepisów, a które to dokumenty mogą być wydawane między innymi przez urząd miasta bądź gminy, starostwo powiatowe, urząd skarbowy czy sąd wieczystoksięgowy.

Bez względu na to jakie dokumenty będą konieczne do sporządzenia aktu notarialnego istnieje jedna fundamentalna zasada – wszystkie dokumenty należy dostarczyć w oryginale.

W celu wykonania poświadczeń również konieczne jest okazanie oryginałów dokumentów.

Dokumenty potrzebne do dokonania czynności są potwierdzeniem oświadczeń zawartych w akcie notarialnych i w postaci oryginału są pozostawiane pod oryginałem aktu notarialnego bądź też wysyłane do sądu wieczystoksięgowego, który rozpoznaje wniosek o wpis do księgi wieczystej.

Istotne jest by nie wykonywać kolorowych kopii dokumentów i takowych nie przedkładać notariuszowi. Wprawne oko notariusza rozróżni kolorową kopię od oryginału dokumentu, podobnie referendarz sądu wieczystoksięgowego, którego zadaniem będzie rozpoznanie wniosku o wpis. Warto jednak wykonywać samodzielnie wyłącznie czarno-białe kopie dokumentów aby uniknąć możliwości pomyłki.

Obowiązek dostarczania dokumentów w oryginale nie pozbawia klienta możliwości przesłania notariuszowi za pośrednictwem maila bądź innego dostępnego komunikatora skanów czy zdjęć takich dokumentów w celu przygotowania projektu aktu notarialnego, co na pewno ułatwi pracę kancelarii, przyśpieszy kontakt i zaoszczędzi czasu osobom zainteresowanym dokonaniem czynności notarialnej.

Pamiętać należy, iż oryginały wcześniej przesłanych dokumentów należy bezwzględnie przedłożyć notariuszowi w chwili dokonywania czynności notarialnej.